Zatwierdzenie sprawozdania po terminie oznacza podjęcie uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego już po upływie ustawowego czasu, który co do zasady wynika z ustawy o rachunkowości i wynosi 6 miesięcy od dnia bilansowego. Uchwała nadal może zostać podjęta, bo spóźnienie nie blokuje samej procedury zatwierdzenia.
Konsekwencje zwykle nie wynikają z faktu spóźnionej uchwały, tylko z tego, że wraz z opóźnieniem rośnie ryzyko opóźnionego złożenia dokumentów do KRS w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Wtedy mogą pojawić się wezwania z sądu rejestrowego, postępowanie przymuszające i odpowiedzialność po stronie osób zobowiązanych do wykonania obowiązków sprawozdawczych.
Jakie terminy obowiązują przy roku kalendarzowym?
Gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, harmonogram sprawozdawczy jest przewidywalny i może być wpisany do firmowego kalendarza już na początku roku. Zgodnie z ustawą o rachunkowości sprawozdanie finansowe powinno zostać sporządzone i podpisane elektronicznie zasadniczo w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, czyli najczęściej do 31 marca.
Kolejny krok to zatwierdzenie przez organ zatwierdzający, zwykle zgromadzenie wspólników, w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, więc typowo do 30 czerwca. Równolegle podejmowane są uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty oraz o absolutorium.
Jeżeli zatwierdzenie nie nastąpi w terminie, obowiązek złożenia dokumentów w rejestrze nadal pozostaje, a po późniejszym zatwierdzeniu dosyłane są uchwały.
Jeśli uchwała zostanie podjęta 30 czerwca, wysyłka do RDF zwykle wypada 15 lipca. Daty mogą być inne, gdy umowa spółki przewiduje przesunięty rok obrotowy, co można zweryfikować w odpisie KRS.
Po podjęciu uchwał biegnie termin na złożenie sprawozdania finansowego w KRS, przez Repozytorium Dokumentów Finansowych, co do zasady w 15 dni od zatwierdzenia.
Co grozi za zatwierdzenie sprawozdania po terminie?
Spóźnione zatwierdzenie samo w sobie rzadko jest bezpośrednio sankcjonowane, ale często uruchamia łańcuch konsekwencji, bo opóźnia złożenie dokumentów w KRS przez Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Sąd rejestrowy może wysłać wezwanie do złożenia brakujących dokumentów i wszcząć postępowanie przymuszające, w którym nakładane są grzywny na osoby zobowiązane, najczęściej członków zarządu. Grzywny mogą być ponawiane, jeśli obowiązek nadal nie zostanie wykonany.
Ustawa o rachunkowości przewiduje także odpowiedzialność za niewykonanie obowiązków sprawozdawczych, w tym grzywnę albo karę ograniczenia wolności, gdy dokumenty nie trafią do właściwego rejestru.
Poza sankcjami formalnymi pojawiają się skutki biznesowe: problemy w badaniu due diligence, w rozmowach z bankiem, leasingiem albo inwestorem oraz ryzyko zablokowania wypłaty dywidendy do czasu podjęcia uchwał.
Jeśli dokumenty nie są składane dłużej, sąd może sięgnąć po dalej idące środki z ustawy o KRS, łącznie z procedurą zmierzającą do rozwiązania podmiotu. Opóźnienie psuje też wiarygodność zarządu w relacjach z kontrahentami. Szybkie uzupełnienie braków znacząco ogranicza ryzyko grzywien.
Kiedy grozi rozwiązanie spółki lub wykreślenie z KRS?
Ryzyko rozwiązania spółki lub wykreślenia z KRS pojawia się wtedy, gdy obowiązki sprawozdawcze są ignorowane długotrwale, a sąd rejestrowy nie widzi realnej reakcji na korespondencję.
Najczęstszy scenariusz dotyczy braku rocznych sprawozdań finansowych za dwa kolejne lata obrotowe, mimo wcześniejszego wezwania z sądu. W takiej sytuacji może zostać wszczęte z urzędu postępowanie o rozwiązanie podmiotu bez przeprowadzania likwidacji, a jego finałem bywa wykreślenie z rejestru.
Zanim jednak sprawa wejdzie na ten etap, zwykle uruchamiane jest postępowanie przymuszające. Dostarczane jest wezwanie do złożenia dokumentów w dodatkowym terminie, typowo 7 dni, pod rygorem grzywny. Jeśli obowiązek nadal nie zostanie wykonany, grzywny mogą być ponawiane.
W ocenie ryzyka liczy się też to, czy spółka faktycznie prowadzi działalność i czy posiada majątek. Gdy sąd ustali brak majątku i brak aktywności, rozwiązanie może zostać przyspieszone.
Jeśli pojawia się pytanie, czy za brak sprawozdań można wykreślić spółkę, odpowiedź brzmi: tak, ale zwykle po wezwaniu i braku reakcji. Najbezpieczniej jest szybko złożyć zaległe dokumenty i pilnować terminów z pism sądowych.
Jak może pomóc DMS Legal?
Gdy terminy zostały przekroczone, liczy się szybkie domknięcie formalności i ograniczenie ryzyka po stronie zarządu. W DMS Legal porządkujemy dokumenty, pilnujemy zgodności uchwał ze sprawozdaniem i prowadzimy zgłoszenie do KRS tak, aby nie wracać do tematu po kolejnym wezwaniu z sądu.
Pełnomocnik jest szczególnie pomocny, gdy brakuje uchwał do sprawozdania, załączniki są niekompletne albo pojawiają się problemy z podpisami elektronicznymi. Dużą ulgę daje też przejęcie korespondencji z sądem rejestrowym, ponieważ łatwo przeoczyć termin z pisma, a wtedy rośnie ryzyko grzywny i dalszych kroków przymuszających.
Zaczynamy od weryfikacji, czy dokumenty są spójne, mają prawidłowe daty i właściwe podpisy. Następnie przygotowujemy brakujące uchwały i kompletujemy pakiet do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Po wysyłce potwierdzamy skuteczne złożenie i w razie potrzeby odpowiadamy na wezwania, tak aby sprawa została zamknięta możliwie jednym podejściem.
Materiał zewnętrzny